納入品破損抗議文・報告メール例文：フリーテンプレートダウンロード

納入品が破損して到着した際に、事実の記録→影響の明示→求める対応（代替出荷・返送・費用負担・期限）→再発防止策の要請を、感情を抑えつつ端的に伝える「納入品破損抗議文・報告メール」を掲載しています。
状況に合わせてすぐ使える文書形式・メール形式の抗議文テンプレートで、強い言い回しや、写真添付・分納など実務で必要な項目を含む例文です。
製品の変更や破損状況の説明変更など、Wordで簡単に修正することが可能です、ぜひご利用ください。

このページでは、A4縦用紙で書式が異なる4種類を掲載しています。

• テンプレート1：着荷品破損への厳重抗議と至急対応要請（文書形式）
  品名・破損数量・影響度を具体的に記載し、過去の類似事例、品質管理、信頼関係への懸念を明記しています。
  代替品手配・原因回答・再発防止策の要請も明確に記述しています。
  状況の重大さを伝え迅速な是正対応を要求したい場合にご利用ください。
• テンプレート2：陶磁器ランプセット破損の緊急メール通知（メール形式）
  件名・宛名・署名付きで、メール送付時に即利用できます。
  品名・破損数・過去事例・梱包・品質管理体制への指摘つきで、代替・再発送と再発防止策提示を要請、丁寧かつ強い文調になっています。
  状況共有と素早い対応要請、フォロー確認にも有効です。
• テンプレート3：食器セットなど納入品破損の正式報告書（文書形式）
  発注番号・納品書番号など記録、検品・数量・返送方法を指示し、代替出荷・送料負担・廃棄指示・再発防止策・提出期限も明記しています。
  自社・サプライヤー双方が管理しやすいフォーマットです。
  正式提出用・社内外ともに記録性重視の報告書式になっています。
• テンプレート4：電化製品破損発生の詳細報告と是正依頼（メール形式）
  品名・型番・数量・破損数・写真添付・症状やエラーも記載し、代替出荷・返送・梱包見直し・是正策・期限明記で圧力と協議を含んでいます。
  機能不良・設置影響・追加費用相談や将来の対応も意識しています。
  高額商品・機器類など契約トラブルや損害交渉時にご利用ください。

必要に応じて破損ではなく、汚れや液漏れに変更するなど、Wordでカスタマイズも簡単にできます。

ダウンロードファイルはdocx形式です、エクスプローラー等でダブルクリックすると開くことができます。
セキュリティソフトでチェックしています。
関連するテンプレート「苦情処理報告書｜Excelで作成」を掲載しています、参照してください。

A4縦 着荷品破損への厳重抗議と至急対応要請文書テンプレート

再発・大量破損・高額品などで強い姿勢が必要な場合にご利用ください。

着荷品破損に関する厳重な抗議および至急のご対応のお願い
前略　先般、ご注文申し上げましたガラス製花瓶セットが本日到着いたしましたが、梱包状態が極めて不十分であったため、セットの半数近くが破損した状態で届いております。特に陶器類は衝撃や荷重に弱いことから、現状のままでは到底販売に耐え得るものではなく、当方の営業活動や顧客対応に甚大な影響が出ております。
なお、過去にも同様の荷造り不備による破損事故が発生しており、その都度ご発送時には梱包・緩衝材の徹底をお願い申し上げてまいりました。しかしながら、今回も同じような事態が繰り返されたことについて、誠に遺憾であり、貴社の品質管理体制に強く疑問を抱かざるを得ません。今後の継続的なお取引に重大な不安を覚えるばかりです。
つきましては、破損品一式をご返送いたしますので、今回の状況を厳重に受け止めていただき、至急、改めて万全の梱包を施した上で、代替品を大至急発送くださるよう強くお願い申し上げます。あわせて、今回の事故原因の具体的なご説明と、今後の再発防止策についても文書にてご提示いただきたく存じます。
取引責任と信頼維持のため、一刻も早い誠意あるご対応を切にお願い申し上げます。
まずは本件ご報告とお願いまで申し上げます。
草々

Word例文1の無料ダウンロード

A4縦 陶磁器ランプセット破損抗議の緊急メール通知テンプレート

まずはメールで即時連絡、電話前の一次連絡としてご利用ください。

件名：着荷品破損に関する緊急のご連絡と対応のお願い
〇〇株式会社　ご担当者様
いつも大変お世話になっております。
△△店　□□でございます。
先般ご注文いたしました「陶磁器製ランプセット」につきまして、本日商品が到着いたしました。しかしながら、梱包が不十分な状態で発送されていたため、半数近くのランプが破損しており、販売に耐え得る品質ではない状況です。特に陶磁器製品は丁寧な取り扱いが必要であることを考慮すると、大変残念で困惑しております。
過去にも同様の事故が発生しており、その都度発送時の梱包・緩衝材徹底についてお願いしてまいりましたが、今回も同様の事態となったこと、大変遺憾に感じております。御社の品質管理体制について再考いただきたく、今後の取引にも不安が残る状況です。
つきましては、破損品は一式返送いたしますので、至急万全な梱包を施した代替品を、大至急ご発送くださいますようお願いいたします。また、今回の事故原因の詳細説明および、再発防止策に関する具体的なご提案も併せてご教示いただきたくお願い申し上げます。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、誠意ある迅速な対応を心よりお願い申し上げます。
まずは本件ご報告とお願いまで、メールにてご連絡差し上げました。
――
署名
――

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A4縦 食器セットなど納入品破損抗議の正式報告文書テンプレート

事実重視で、返送/代替/費用負担/期限をきっちり書面化したい場合にご利用ください。

【至急】納入品破損発生のご連絡
拝啓　平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、先般当社が発注いたしました食器セット（発注番号：□□／納品書番号：□□）が本日着荷いたしましたが、外装の損傷と緩衝材不足が見受けられ、同梱品の約半数に破損が確認されました。いずれも販売に適さず、店頭展開およびご予約分の引き渡しに支障が生じております。
つきましては、破損数量分の代替品を厳重な梱包のうえ至急ご手配くださいますようお願い申し上げます。出荷予定日・到着予定日・送り状番号を、本書面受領後ただちにご連絡ください。なお、代替出荷ならびに追加送料等の費用は貴社ご負担にてお願いいたします。
破損品につきましては、貴社ご指定先へ着払い返送いたしますので、返送先とご担当者をお知らせください。廃棄をご希望の場合は、その旨の書面指示を頂ければ、写真記録とあわせて適切に処理いたします。
併せて、本件の発生原因と再発防止策につき、簡潔で構いませんので文書にてご教示ください（提出期限：〇年〇月〇日）。当社でも受入検品体制を見直しますが、梱包仕様の再確認（個装固定・緩衝材増量・取扱注意表示等）をご検討くださいますようお願い申し上げます。
まずは着荷状況のご報告と是正のお願いまで。早期の正常化に向け、迅速かつ誠意あるご対応を賜りますようお願い申し上げます。
敬具

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A4縦 電化製品破損発生の詳細報告と是正依頼メールテンプレート

電化製品（精密機器）の破損で、S/N・動作不良・表示ラベルの不備まで踏み込む必要がある場合にご利用ください。

件名：【至急】納入電化製品の破損発生について（発注番号：□□）
〇〇株式会社
ご担当 〇〇 様
いつもお世話になっております。株式会社〇の〇 〇です。
本日、下記の電化製品を受領・検品したところ、輸送・梱包由来と見られる破損が多数判明いたしました。販売・設置予定に重大な影響が生じておりますため、至急のご対応をお願い申し上げます。
■ 対象
・品名／型番：
・数量：　台（うち破損　台）
・発注番号：　／納品書番号：　／到着日：〇年〇月〇日
■ 破損・不具合の概要（写真添付）
・外装段ボール角潰れ／内箱の変形、緩衝材の充填不足
・筐体の割れ・へこみ、パネル傷、端子曲がり 等
・簡易動作確認での起動不可／エラー表示（該当台数：　）
※精密機器扱いの表示・天地無用の表示が外装に確認できませんでした。
■ ご依頼事項（至急）
代替出荷：破損台数分の良品を最短便で手配くださり、到着希望：〇年〇月〇日を目安にご手配願います。追加費用は貴社ご負担にてお願いたします。出荷前にS/N一覧をご共有ください。
破損品の扱い：着払い返送または貴社集荷のいずれかご指示ください（返送先・担当者名をご連絡願います）。
梱包・輸送の是正：ダブルボックス化、固定材の増量、緩衝材の均一配置、「精密機器／天地無用」の明示、積付け基準の見直し等、再発防止策を文書でご提示ください。
期限：本メール受領後、翌営業日正午までに、確定出荷日・到着予定日・送り状番号をご返信ください。全量即時が難しい場合は、分納計画（初回数量／残数予定日）をご提示ください。
誠に遺憾ではございますが、販売・設置スケジュールへの影響が大きいため、早期の正常化に向けた誠意あるご対応を重ねてお願い申し上げます。代替品の確定後、やむを得ず生じた当社の追加対応費用（顧客連絡・再訪工事・販促差替 等）については、別途ご相談させてください。
取り急ぎ、着荷品破損のご報告と是正のお願いまで。
ご多忙のところ恐縮ですが、まずはご返信をお待ちしております。
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署名
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