【無料テンプレート】代金支払い督促状｜文書・メール4種類の文例（Word形式）

代金の支払い遅延や未払いが発生した際、適切なタイミングで丁寧かつ確実に督促することは、企業経営において非常に重要です。
しかし、督促状は文面を誤ると取引先との関係悪化につながるため、慎重な文章作成が求められます。
本ページでは、ビジネス現場でそのまま使える代金支払い督促状テンプレート（4種類）を無料公開しています。

文書形式では、正式な書状として送付できる手紙スタイルの文例を2種類掲載。
業務用厨房機器レンタル料や空気清浄フィルター代金など、実例をもとにしたより実務的な表現を採用しています。

また、メール形式のテンプレートでは、初回督促よりやや強めのトーンに調整した文例や、追加確認を依頼する再督促文も収録。
相手先の状況を配慮しつつも入金を促すための表現やクッション言葉をバランスよく盛り込み、スムーズな対応を得られる内容となっています。

各テンプレートはWord形式（.docx）で提供しており、会社名・請求金額・期日を編集するだけでそのまま使用できます。
また、商用・個人利用を問わず無料でご利用いただけます。

このページでは、A4縦用紙で書式が異なる4種類を掲載しています。

テンプレート1：業務用厨房機器レンタル料の督促状（文書形式）
厨房設備のレンタル料金など、月額利用料の未払い時に送付する正式文書で、相手を責めず「ご確認のお願い」という柔らかい表現になっています。
滞納が続いた場合の影響について軽く触れ、自然に緊急性を伝える文例で、電話しづらい相手にも使える丁寧な督促文です。
テンプレート2：業務用フィルター代金督促状（文書形式）
納品後の代金が未払いの場合に送る正式な請求・督促文です。
後工程（メンテナンス計画）への影響を伝えて支払いの必要性を強調し、製品名・請求書番号も明記、受け手が確認しやすい構成になっています。
納品の経緯を記載し、依頼の正当性を明確化しています。
テンプレート3：厨房機器レンタル料・再請求メール（メール形式）
メールで迅速に督促したい場合や、社内締切が迫っている際の連絡に最適です。必着の希望日を明記し、対応期限を明確に設定、「サービス継続に影響」と記載し重要度を強調しています。メール本文として読みやすい簡潔構成になっています。
テンプレート4：空気清浄フィルター代金・再督促メール（メール形式）
2回目以降の督促として使用する再督促メールです。 “再度のお願い”を控えめながら明確に伝える文面で、行き違いの場合の案内を丁寧に記載しています。振込日時を知らせてもらう一文があるため確認作業がスムーズになります。

支払い方法や明細表を追加するなど、Wordでカスタマイズも簡単にできます。

ダウンロードファイルはdocx形式です、エクスプローラー等でダブルクリックすると開くことができます。
セキュリティソフトでチェックしています。
関連するテンプレート「支払管理表：エクセルで作成・2種類のフォーマット」を掲載しています、参照してください。

A4縦業務用厨房機器レンタル料の督促文書テンプレート

初回の丁寧な請求、支払い状況未確認の連絡。重要機器の滞納による業務影響も示唆。

業務用厨房機器レンタル料ご請求について
拝啓　貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素は弊社厨房機器レンタルサービスをご利用いただき、心より御礼申し上げます。
さて、令和〇年〇月〇日付にてご請求させていただきました「業務用厨房機器レンタル（月額利用料）」につきまして、弊社口座へのご入金を未だ確認できておりません。
貴社にてご入金関連のご手続きやご確認が既にお済みの場合は、行き違いとなりましたこと、何卒ご容赦くださいませ。
ご多忙の折大変恐縮ではございますが、至急ご確認のうえ、早急にご対応賜りますようお願い申し上げます。
本サービスは店舗運営に直結する重要設備となりますため、滞納が継続されますと、サービス提供や追加サポート業務に影響が生じる可能性もございます。
本状受領後、ご事情やご質問等がございましたら、下記お問い合わせ先までご一報いただければ幸いです。
引き続き、円滑な運用とご事業発展のお役に立てるよう、誠心誠意サポートさせていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具

Word文例1の無料ダウンロード

A4縦業務用フィルター代金督促文書テンプレート

メンテナンスサイクルを踏まえた支払い督促。未入金によるサービス影響も説明。

代金お支払いのお願い
拝啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素より格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
さて、去る〇月〇日付にて納品いたしました「業務用空気清浄フィルター（型番：△シリーズ）」の件につきまして、先般ご案内申し上げました請求書（請求書番号：＊＊＊）のお支払期日（〇月〇日）が過ぎておりますが、本日現在、まだご入金の確認が取れておりません。
当製品は、貴社の施設内換気設備の定期メンテナンス計画に基づきご注文いただいたものであり、弊社といたしましても納期厳守にて対応させていただきました。
つきましては、今後のメンテナンスサイクルやお取引上の支障を避けるためにも、大変恐れ入りますが、至急お支払い状況をご確認のうえ、ご入金手続きをお願い申し上げます。
なお、すでに振込手続きをお済ませの場合は、行き違いとなりますこと何卒ご容赦ください。
また、請求内容に不明点やご相談事項がございましたら、遠慮なく弊社担当までご連絡いただければと存じます。
まずは略儀ながら、書中にてご請求申し上げます。
敬具

Word文例2の無料ダウンロード

A4縦厨房機器レンタル料・再請求メールテンプレート

会計締切迫るなかでの強めの催促メール。行き違いの配慮や連絡案内も充実。

件名：【再度のお願い】業務用厨房機器レンタル料のご入金について
〇〇株式会社
経理部ご担当者様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△ 経理部の□□でございます。
先日、〇月〇日に「業務用厨房機器レンタル料（月額利用料）」のご請求書をお送りいたしましたが、本日時点でご入金の確認が未だに取れておりません。
ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、社内の会計締切が迫っており、またサービス提供の継続にも影響が出る可能性がございますため、大変恐縮ですが〇月〇日までに必ずご入金いただきますよう強くお願い申し上げます。
もし既にご入金いただいている場合はご容赦ください。
何かご事情やご不明点がございましたら、至急ご連絡いただけますようお願いいたします。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
―――
署名
―――

Word文例3の無料ダウンロード

A4縦空気清浄フィルター代金・再督促メールテンプレート

支払期日超過の再確認連絡。振込日時・銀行名共有依頼、請求内容再送案内つき。

件名：〈再督促〉業務用空気清浄フィルター代金のお支払いについて
〇〇株式会社
経理部　〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
先般ご連絡いたしました、「業務用空気清浄フィルター（型番：AC-500シリーズ）」の代金につきまして、お支払期日（〇月〇日）を過ぎておりますが、現時点でご入金の確認が取れておりません。
一度ご案内差し上げておりますが、いまだ反映が見られないため、誠に恐縮ではございますが、再度の確認のお願いとしてご連絡申し上げます。
今回の納品分は、貴社施設内の換気設備メンテナンス計画において重要な消耗品であり、今後の保守スケジュールにも影響する可能性がございますので、大変お手数ではございますが、お支払い状況をご確認のうえ、至急ご対応をお願いいたします。
なお、すでにお振込みいただいている場合は、行き違いとなりますため、大変恐れ入りますが、振込日時・銀行名をお知らせいただければ幸いです。
ご不明点や請求内容の再送付が必要な場合は、お気軽にお申し付けください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――
署名
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代金支払い督促状：フリーテンプレートダウンロード